المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية: خطوات البدء
عندما تدعو هيئة الزكاة والضريبة والجمارك منشأتك إلى المرحلة الثانية، يجب إرسال كل فاتورة ضريبية وإشعار دائن إلى الهيئة إلكترونيًا. يتولى Fiscal ذلك عبر Exler EGS، بوابة الفوترة الإلكترونية من Exler IT Hub. يتم الانتقال في أربع خطوات، ويتولى فريق Exler معظم العمل الفني: تقدّم أنت مستندات منشأتك وتكون متاحًا لجلسة قصيرة واحدة على بوابة فاتورة.
ما تحتاج إليه
جهّز ما يلي قبل التواصل مع دعم Exler IT Hub. يجب أن تكون أسماء منشأتك ورقمها الضريبي وعنوانها مطابقة تمامًا لما لدى الهيئة، لأن الهيئة تقارنها مع كل فاتورة.
| المطلوب | يُستخدم في | ملاحظات |
|---|---|---|
| شهادة التسجيل في ضريبة القيمة المضافة | الخطوة 1 | الرقم الضريبي المكوّن من 15 رقمًا (يبدأ وينتهي بالرقم 3)، واسم المنشأة بالعربية والإنجليزية. |
| السجل التجاري | الخطوة 1 | رقم السجل التجاري للمنشأة أو الفرع الذي يُصدر الفواتير. |
| العنوان الوطني | الخطوة 1 | رقم المبنى والشارع والحي والمدينة والرمز البريدي والرقم الإضافي، كما في شهادة العنوان الوطني. |
| بيانات الدخول إلى بوابة فاتورة | الخطوة 2 | الرقم المميز للمنشأة (TIN) وكلمة المرور لبوابة الهيئة. |
| الجوال المسجّل | الخطوة 2 | ترسل الهيئة رمز تحقق لمرة واحدة (OTP) إلى رقم الجوال المسجّل لديها. أبقِ هذا الجوال معك أثناء الخطوة 2. |
| تاريخ بدء المرحلة الثانية | الخطوة 3 | التاريخ الذي تبدأ فيه منشأتك المرحلة الثانية: التاريخ الوارد في إشعار الهيئة، أو التاريخ الذي تختاره للبدء. |
الخطوة 1: تسجيل منشأتك في بوابة Exler EGS
Exler EGS هي البوابة بين Fiscal والهيئة. تحفظ شهادة منشأتك لدى الهيئة، وتوقّع بها كل فاتورة، وتضيف رمز QR الخاص بالهيئة، وترسل الفاتورة إلى منصة فاتورة.
- أرسل شهادة ضريبة القيمة المضافة والسجل التجاري والعنوان الوطني إلى دعم Exler IT Hub.
- يسجّل فريق Exler منشأتك في بوابة Exler EGS بهذه البيانات.
- يتحقق الفريق من أن البيانات نفسها موجودة في سجل منشأتك في Fiscal (انظر ملف الشركة): اسم المنشأة بالإنجليزية والعربية، والرقم الضريبي، والعنوان الوطني.
اختلاف حرف واحد في اسم المنشأة، أو نقص جزء من العنوان الوطني، يكفي لأن ترفض الهيئة الفواتير. أرسل المستندات كما هي، وسينقل الفريق البيانات منها حرفيًا.
الخطوة 2: الربط عبر بوابة فاتورة
قبل أن يتمكن أي نظام من إرسال الفواتير، يجب أن تربطه الهيئة بمنشأتك. تُسمّى هذه العملية الربط (Onboarding)، وتمنح منشأتك شهادة من الهيئة (الختم التشفيري) تستخدمها بوابة Exler EGS لتوقيع فواتيرك. تتم مرة واحدة في جلسة قصيرة مع فريق Exler.
- اتفق مع فريق Exler على موعد، واحرص على أن يكون معك الرقم المميز (TIN) وكلمة المرور والجوال المسجّل.
- سجّل الدخول إلى بوابة فاتورة الخاصة بالهيئة (
fatoora.zatca.gov.sa) بالرقم المميز وكلمة المرور. - ترسل الهيئة رمز تحقق (OTP) إلى رقم الجوال المسجّل. أدخله لإكمال تسجيل الدخول.
- من البوابة يُنشأ رمز الربط لحل أو جهاز جديد. صلاحيته قصيرة، لذلك يستخدمه الفريق فورًا.
- يُكمل فريق Exler الربط مع الهيئة، فتصبح لمنشأتك شهادتها من الهيئة على بوابة Exler EGS.
كلمة مرور بوابة فاتورة تتيح الدخول إلى حساب منشأتك لدى الهيئة. يمكنك كتابتها بنفسك أثناء جلسة مشاركة الشاشة بدلًا من إرسالها، وإذا شاركتها فغيّرها بعد الجلسة. وإذا لم يصل رمز التحقق، فتأكد مع الهيئة من أن رقم الجوال المسجّل محدَّث.
إذا أردت التجربة أولًا، يمكن ربط الجهاز على بيئة المحاكاة لدى الهيئة. الفواتير المرسلة إليها تجريبية وليست فواتير ضريبية حقيقية. وعندما تكون جاهزًا، يربطه الفريق مرة أخرى على بيئة الإنتاج.
الخطوة 3: تفعيل المرحلة الثانية في Fiscal
بعد الربط، يرسل لك فريق Exler بيانات البوابة الخاصة بمنشأتك: معرّف عميل EGS ومعرّف جهاز EGS والمعرّف الفريد للجهاز ومفتاح الجهاز. تُدخل هذه البيانات في الإعدادات›إعداد الفوترة الإلكترونية، وعادةً يُدخلها فريق Exler معك:
- اختر السعودية — هيئة الزكاة والضريبة والجمارك المرحلة 2 (الربط).
- حدّد تاريخ بدء المرحلة الثانية. المستندات المؤرخة قبله تبقى برمز QR الخاص بالمرحلة الأولى ولا تُرسل.
- اختر بيئة الهيئة: المحاكاة أو الإنتاج، أي البيئة التي رُبط فيها الجهاز.
- أدخل القيم الأربع من فريق Exler، واضغط حفظ ثم اختبار الاتصال. يتحقق الاختبار من الاتصال فقط، ولا يُرسل أي شيء إلى الهيئة.
شرح كل حقل في الفوترة الإلكترونية: إعداد المرحلة الثانية.
قبل أول فاتورة، تحقق أيضًا مما يلي، لأن Fiscal لا يرحّل مستندًا سترفضه الهيئة (التفاصيل في قبل تفعيل المرحلة الثانية):
- ملف المنشأة: العنوان الوطني مكتمل (انظر ملف الشركة).
- العملاء من المنشآت: لكل منهم رقم ضريبي سعودي صحيح وعنوان وطني كامل (انظر العملاء).
- الضرائب بنسبة 0%: لكل قالب ضريبي بنسبة 0% رمز إعفاء من الهيئة (انظر القوالب الضريبية).
- التقريب: لا تقريب على الفواتير، لأن الهيئة لا تقبله (انظر التفضيلات).
الخطوة 4: إصدار الفواتير الإلكترونية وإرسالها
من تاريخ البدء تعمل في Fiscal كالمعتاد. عند ترحيل فاتورة أو إشعار دائن، يرسله Fiscal إلى الهيئة عبر Exler EGS فورًا. وما يحدث بعد ذلك يعتمد على نوع الفاتورة:
| B2B: فاتورة ضريبية (قياسية) | B2C: فاتورة ضريبية مبسطة | |
|---|---|---|
| لمن | المنشآت التي لديها رقم ضريبي سعودي | المستهلكون والعملاء النقديون ومبيعات نقاط البيع |
| الهيئة | الاعتماد (Clearance): تتحقق الهيئة من الفاتورة وتختمها، ولا تكون الفاتورة صالحة إلا بعد اعتمادها. | الإبلاغ (Reporting): الفاتورة صالحة عند إصدارها ويُبلَّغ عنها للهيئة. يبلّغ Fiscal عنها فورًا، وتسمح الهيئة بمهلة حتى 24 ساعة. |
| الطباعة والإرسال بالبريد والمشاركة | بعد اعتماد الهيئة لها | فورًا |
| رمز QR | رمز الهيئة من الفاتورة المعتمدة | يُنشئه Fiscal |
تظهر النتيجة تحت الأزرار في مركز الفواتير أو الإشعارات الدائنة: معتمدة من الهيئة، أو مُبلَّغ عنها للهيئة، أو بانتظار رد الهيئة.، أو لم تقبلها الهيئة مع السبب. وكل ما لم يُقبل بعد يظهر في المبيعات›قائمة الفواتير الإلكترونية، حيث يمكن تصحيحه وإعادة إرساله. كما يعيد Fiscal إرسال المستندات التي لم يصل ردها تلقائيًا.
المستند الذي قبلته الهيئة لا يمكن تعديله أو إلغاؤه. صحّحه بإشعار دائن، ويُرسل إلى الهيئة أيضًا (انظر الإشعارات الدائنة). وطريقة التعامل مع كل نتيجة في ما يحدث عند الترحيل.
من يقوم بماذا
| الخطوة | أنت | Exler IT Hub |
|---|---|---|
| 1. التسجيل في Exler EGS | إرسال شهادة ضريبة القيمة المضافة والسجل التجاري والعنوان الوطني | تسجيل المنشأة في Exler EGS ومراجعة سجل المنشأة في Fiscal |
| 2. الربط عبر بوابة فاتورة | تسجيل الدخول بالرقم المميز وكلمة المرور، واستلام رمز التحقق على الجوال المسجّل | توجيه الجلسة وإكمال الربط مع الهيئة |
| 3. تفعيل المرحلة الثانية في Fiscal | الاتفاق على تاريخ البدء، ومراجعة العملاء والقوالب الضريبية | تقديم بيانات البوابة وإدخالها معك واختبار الاتصال |
| 4. إصدار الفواتير الإلكترونية | ترحيل الفواتير والإشعارات الدائنة كالمعتاد، ومتابعة قائمة الفواتير الإلكترونية | الدعم عند رفض الهيئة لمستند أو عدم رد البوابة |
أسئلة شائعة
هل أحتاج إلى تثبيت أي برنامج؟ لا. يعمل Fiscal في المتصفح، وتعمل بوابة Exler EGS عبر الإنترنت. ويتولى فريق Exler الربط مرة واحدة.
ماذا عن الفواتير الصادرة قبل تاريخ البدء؟ تبقى كما هي برمز QR الخاص بالمرحلة الأولى، ولا تُرسل إلى الهيئة. والإشعار الدائن لإحداها، إذا كان مؤرخًا في تاريخ البدء أو بعده، يُرسل بشكل طبيعي.
ماذا لو انقطع الإنترنت أو تعطلت منصة الهيئة؟ يُرحَّل المستند ويبقى بالانتظار. يعيد Fiscal إرساله تلقائيًا، ويمكنك إعادة إرساله من قائمة الفواتير الإلكترونية. ولا يمكن طباعة فاتورة B2B قبل اعتمادها.
ماذا لو رفضت الهيئة فاتورة؟ تظهر بأنها لم تُقبل مع سبب الهيئة. صحّح الفاتورة أو بيانات العميل وأعد إرسالها. وتنتظر المستندات اللاحقة حتى تُقبل، لأن الهيئة تستقبل فواتير كل منشأة بالترتيب.
هل تتغير الفواتير المطبوعة؟ يجب أن تحمل رمز QR الخاص بالهيئة وبياناتك الضريبية، وقوالب الطباعة الخاصة بالهيئة في Fiscal تتضمن ذلك (انظر قوالب الطباعة).
هل يمكننا التجربة قبل التشغيل الفعلي؟ نعم. اربط الجهاز على بيئة المحاكاة لدى الهيئة أولًا. وطوال ضبط Fiscal على المحاكاة تظهر شارة ZATCA SIMULATION في الشريط العلوي، حتى لا تُعامل الفواتير التجريبية كفواتير حقيقية.