الوثائق وتنبيهات الانتهاء
السجل التجاري، رخصة البلدية، التأمين الطبي، رخصة سير المركبة: احفظ كل وثيقة لها تاريخ انتهاء في Fiscal، وستُنبَّه قبل انتهائها.
لكل وثيقة نوع ورقم وتاريخ إصدار وتاريخ انتهاء وجهة إصدار، وما تُرفقه من نسخ ممسوحة. وتعود الوثيقة إلى واحد من أربعة:
| لمن | أمثلة | أين تحفظها |
|---|---|---|
| الشركة | السجل التجاري، رخصة البلدية، الرخصة التجارية، شهادتا ضريبة القيمة المضافة والزكاة، شهادتا التأمينات الاجتماعية ونطاقات، رخصة الدفاع المدني، عقد إيجار المكتب أو المحل | الإعدادات›المستندات›وثائق الشركة، تبويب الشركة |
| الموظف | التأمين الطبي، رخصة القيادة، التأشيرة، الشهادة الصحية، الرخصة المهنية | تبويب الوثائق والانتهاء في مركز الموظفين |
| الأصل الثابت | رخصة سير المركبة (استمارة / ملكية)، التأمين، الفحص الدوري، بطاقة التشغيل، الضمان، عقد الصيانة | بطاقة الوثائق والانتهاء في صفحة الأصل في سجل الأصول |
| أخرى | أي شيء غير موجود في Fiscal بطريقة أخرى، مثل مركبة مستأجرة أو عقد مع مورد | الإعدادات›المستندات›وثائق الشركة، تبويب أخرى (مركبات، عقود...) |
تبقى هوية الموظف / إقامته وجواز سفره وبطاقة عمله ونهاية عقده في الملف الوظيفي (انظر الملفات الوظيفية للموظفين)، ويُنبَّه عنها مع هذه الوثائق.
إضافة وثيقة
- افتح قائمة صاحب الوثيقة (انظر الجدول أعلاه) وانقر إضافة وثيقة.
- اختر نوع الوثيقة وأدخل رقم الوثيقة.
- لوثيقة الشركة أو الوثيقة الأخرى، اختر الفرع الذي تخصه، أو الشركة كلها. ففي السعودية مثلًا لكل محل رخصة بلدية خاصة به. وللوثيقة الأخرى أدخل أيضًا لـ (مثل المركبة، رقم اللوحة).
- أدخل تاريخ الإصدار وتاريخ الانتهاء. اترك تاريخ الانتهاء فارغًا للوثيقة التي لا تنتهي.
- غيّر التنبيه قبل (أيام) إن شئت. الفراغ يعني القيمة الافتراضية لنوع الوثيقة.
- أدخل جهة الإصدار وملاحظات إن شئت، وانقر حفظ.
- تبقى النافذة مفتوحة: انقر إرفاق مستند لإضافة النسخة الممسوحة (PDF أو صورة)، ثم تم.
انقر وثيقة في القائمة لتعديلها أو لرؤية ملفاتها وإضافة غيرها. وتعرض القائمة حالة كل وثيقة: سارية، أو تنتهي بعد n يوم عندما تكون في فترة التنبيه، أو منتهي، أو بدون انتهاء.
تجديد وثيقة
عند تجديد رخصة أو تأمين، انقر أيقونة التجديد في صفها (أو تجديد في صفحة الوثائق المنتهية). أدخل الرقم الجديد وتاريخ الإصدار وتاريخ الانتهاء، وانقر تجديد، وأرفق النسخة الجديدة. وإذا كان لنوع الوثيقة فترة تجديد، يُقترح تاريخ الانتهاء الجديد تلقائيًا.
تبقى الوثيقة القديمة بحالة مجددة مع ملفاتها، فتحتفظ بسجل كل رخصة. حدد عرض المجددة والملغاة لرؤيتها. والوثيقة الجديدة وحدها تُصدر التنبيهات.
- إلغاء وثيقة لم تعد تحتاجها (مثل تأمين مركبة بعتها). تبقى في السجل وتتوقف تنبيهاتها.
- حذف يزيل الوثيقة وملفاتها نهائيًا، للوثيقة المدخلة خطأً. وحذف وثيقة مجددة يعيد الوثيقة التي حلت محلها نشطة.
الوثائق المنتهية قريباً
تظهر الوثائق المنتهية والمستحقة التجديد في ثلاثة أماكن:
- مراقبة الإدارة: يشمل التنبيهان وثائق منتهية ووثائق مستحقة التجديد كل أنواع الوثائق، للشركة والموظفين والأصول وغيرها، في فروعك. انقر إحداها لفتح الموظف أو الأصل أو القائمة أدناه. انظر مراقبة الإدارة.
- الموارد البشرية: تسرد الموارد البشرية والرواتب›الوثائق المنتهية قريباً وثائق الموظفين فقط، من تواريخ الملف الوظيفي ومن الوثائق أعلاه، مع تجديد. انظر الوثائق المنتهية.
- القائمة الكاملة: انقر الجرس في الشريط العلوي واختر وثائق منتهية أو مستحقة التجديد، أو الوثائق المنتهية قريباً في وثائق الشركة. وتسرد كل ما لديك صلاحية رؤيته:
- عرض: يسرد مستحقة التجديد (فترة التنبيه) كل وثيقة ابتداءً من فترة التنبيه الخاصة بها، ويمكنك أيضًا عرض المنتهية فقط، أو كل ما ينتهي خلال 30 أو 60 أو 90 يومًا أو 6 أشهر أو سنة.
- ضيّق القائمة حسب صاحب الوثيقة (لـ) أو الفرع، أو بالبحث بالاسم أو الرمز أو الوثيقة أو الرقم.
- تعدّ الأرقام في الأعلى ما انتهى، وما ينتهي خلال 30 يومًا، وما يأتي لاحقًا.
- انقر صفًا لفتح صاحبه: الموظف أو الأصل أو وثائق الشركة في الإعدادات. وتجديد يجدد الوثيقة من القائمة مباشرة.
لا ترى إلا أصحاب الوثائق الذين لديك صلاحية رؤيتهم، في فروعك.
الجرس والبريد
يعدّ الجرس في الشريط العلوي الوثائق المنتهية أو التي دخلت فترة التنبيه، مع المعاملات المحفوظة المستحقة. انقره واختر وثائق منتهية أو مستحقة التجديد لفتح القائمة.
لتلقي التنبيه بالبريد أيضًا، افتح الإعدادات›المستندات›تنبيهات انتهاء الوثائق:
- حدد إرسال بريد بالوثائق المطلوب تجديدها.
- أدخل المستلمون (عناوين بريد مفصولة بفواصل)، واختر التكرار (يوميًا أو أسبوعيًا (الاثنين)) والإرسال الساعة، واحفظ.
يشمل البريد كل الفروع، ويسرد الوثائق المنتهية أولًا، ويُرسل عبر الحساب المحدد في إعداد البريد الإلكتروني والقوالب، وفقط عند وجود وثيقة منتهية أو مستحقة. وأرسل الآن يرسله فورًا للتجربة. وفي الشاشة نفسها التنبيه قبل انتهاء تواريخ الملف الوظيفي (أيام)، وهي فترة التنبيه لتواريخ الهوية وجواز السفر وبطاقة العمل والعقد في الملف الوظيفي.
أنواع الوثائق
تسرد الإعدادات›المستندات›أنواع الوثائق الأنواع لكل صاحب وثيقة. والقوائم نفسها موجودة أيضًا في الوحدات: أنواع الموظفين في الموارد البشرية والرواتب›إعداد الموارد البشرية والرواتب (تبويب أنواع الوثائق)، وأنواع الأصول في الأصول الثابتة›أنواع الوثائق. وأي تغيير في مكان يظهر في الأماكن الأخرى. وأنواع الموظفين هي أيضًا الخيارات عند إرفاق نسخة ممسوحة في تبويب المستندات للموظف، مع وثائق الملف الوظيفي نفسه. ويبدأ Fiscal معك بالوثائق الشائعة في السعودية والإمارات. ويمكنك تغيير ما يلي لكل نوع:
- الاسم والاسم بالعربية (يظهر عند العمل بالعربية)؛
- التنبيه قبل (أيام)، وهي فترة التنبيه الافتراضية لوثائقه؛
- التجديد (أشهر)، لاقتراح تاريخ الانتهاء الجديد عند التجديد؛
- نشط: النوع غير النشط لا يُعرض للوثائق الجديدة.
لا يمكن حذف نوع مستخدم في وثائق، فاجعله غير نشط بدلًا من ذلك.
من يمكنه ماذا
- وثائق الشركة والوثائق الأخرى تحتاج صلاحية وثائق الشركة.
- وثائق الموظفين تستخدم صلاحية الموظف، ووثائق الأصول صلاحية الأصول الثابتة (في الخطط التي تشمل الأصول الثابتة فقط).
- العرض لرؤيتها، والإنشاء للإضافة والتجديد، والتعديل للتعديل والإلغاء، والحذف للحذف. وتسري الصلاحيات نفسها على أنواع وثائقها.
- إعدادات البريد تحتاج صلاحية التفضيلات.