الوثائق الأصلية لدى الموارد البشرية
عندما تحتفظ الموارد البشرية بجواز سفر الموظف أو شهاداته، يسجّل Fiscal مكان كل وثيقة أصلية ومن يحملها الآن ومتى يجب أن تُعاد.
عهدة الوثائق مخصصة للأوراق الأصلية التي تحفظها الموارد البشرية فعليًا: جواز السفر، الهوية / الإقامة، بطاقة العمل أو تصريح العمل، العقد الموقّع، الشهادة الجامعية. ولكل وثيقة حالة:
| الحالة | المعنى |
|---|---|
| في العهدة | الوثيقة الأصلية لدى الموارد البشرية، محفوظة في المكان الذي أدخلته (مثل رقم الخزانة والملف). |
| مسلَّمة مؤقتًا | سُلّمت لشخص لفترة، كالموظف للسفر أو المعقّب لتجديد التأشيرة، مع تاريخ إعادتها. |
| مسلَّمة للموظف | أُعيدت إلى الموظف نهائيًا، مثلًا عند الاستقالة أو التسوية النهائية. |
يُحفظ كل تسليم في سجل الوثيقة، فتعرف دائمًا من أخذها ومتى ولماذا.
عهدة الوثائق جزء من الباقات التي تشمل الموارد البشرية والرواتب، ويستخدمها من لديه صلاحيات الموظفين.
استلام وثيقة من الموظف
- افتح الموظف في مركز الموظفين وانتقل إلى تبويب الوثائق والانتهاء. يعرض قسم في عهدة الموارد البشرية ما تحتفظ به الموارد البشرية.
- انقر استلام وثيقة.
- في المستند اختر إحدى وثائق الملف الوظيفي (جواز السفر، الهوية / الإقامة، بطاقة العمل / تصريح العمل، العقد)، أو إحدى وثائق الموظف من سجل الوثائق، أو أخرى (اكتب وصفها) واكتب وصفًا مثل "الشهادة الجامعية (الأصل)".
- أدخل تاريخ الاستلام ومستلمة من ومكان حفظها في مكان الحفظ.
- لجواز السفر، فعّل قدّم الموظف موافقة كتابية وأدخل تاريخ الموافقة إن توفر. لا تسمح أنظمة العمل في السعودية والإمارات لصاحب العمل بالاحتفاظ بجواز سفر الموظف دون موافقته الكتابية؛ ينبّهك Fiscal عند غيابها لكنه يسمح بالحفظ.
- انقر استلام. يمكنك الآن إرفاق الموافقة أو الإيصال الموقّع في النافذة نفسها، وطباعة إيصال من طباعة الإيصال.
تسليم الوثيقة واستعادتها
استخدم الأزرار في صف الوثيقة ضمن قسم في عهدة الموارد البشرية:
| الزر | متى تستخدمه | ما تدخله |
|---|---|---|
| تسليم مؤقت | تخرج الوثيقة من الموارد البشرية لفترة، مثلًا للسفر أو تجديد التأشيرة أو البنك. | استلمها والتاريخ وتاريخ الإعادة المتوقع والسبب. |
| أعيدت إلى الموارد البشرية | عادت الوثيقة إلى الموارد البشرية. | أعادها والتاريخ. |
| تسليم للموظف | تعود الوثيقة إلى الموظف نهائيًا (استقالة، تسوية نهائية، طلب الموظف). | سُلِّمت إلى والتاريخ والسبب. يعرض Fiscal طباعة إيصال التسليم ليوقّعه الموظف. |
| استلام مرة أخرى | سُلّمت وثيقة مسلَّمة للموظف إلى الموارد البشرية من جديد. | مستلمة من والتاريخ. |
افتح الوثيقة لترى سجل التسليم. إن أُدخل آخر تسليم بالخطأ، يزيله التراجع عن آخر تسليم وتعود الوثيقة إلى حالتها السابقة. أما حذف فيزيل الوثيقة بسجلها وملفاتها؛ استخدمه فقط لوثيقة أُدخلت بالخطأ، واستخدم تسليم للموظف عندما تعود إليه فعلًا.
تُخفى الوثائق المسلَّمة للموظف من القائمة؛ فعّل عرض المسلَّمة لرؤيتها.
التذكير عندما لا تُعاد الوثيقة
إذا لم تُعد وثيقة مسلَّمة مؤقتًا حتى تاريخ الإعادة المتوقع:
- يظهر في صفها متأخر مع عدد الأيام،
- يعرض جرس التقويم في الشريط العلوي وثائق لم تُعد إلى الموارد البشرية مع العدد (انظر الشريط العلوي)،
- تعرض مراقبة الإدارة مجموعة التنبيه وثائق لم تُعد إلى الموارد البشرية.
عند إدخال تاريخ المغادرة في الملف الوظيفي لموظف لا تزال الموارد البشرية تحتفظ بوثائقه الأصلية، يذكّرك الملف بتسليمها قبل التسوية النهائية.
كل الوثائق لدى الموارد البشرية
تعرض الموارد البشرية والرواتب›عهدة الوثائق الشركة كلها:
- حسب الموظف: صف لكل موظف بعدد الوثائق في العهدة ومسلَّمة مؤقتًا ومتأخر ومسلَّمة للموظف. ينقلك فتح في مركز الموظفين إلى وثائق الموظف.
- الوثائق: كل وثيقة بحالتها ومكانها ومن يحملها.
صفِّ حسب الفرع والحالة (محفوظة حاليًا، الكل، مع المسلَّمة)، وابحث بالموظف أو الرمز أو الوثيقة أو المكان، وانقر تصدير للحصول على ملف Excel.